Ce este conformitatea si cum va va ajuta afacerea?

Conformitatea in afaceri are ca scop generarea de valoare pentru o organizatie si asigurarea supravietuirii acesteia. Este o practica care decurge din marile impacturi economice cauzate de diversi factori si pe care o detaliem in acest articol. 

Ce este conformitatea?

Verbul a se conforma inseamna a se conforma unei reguli, ceea ce explica o mare parte din conceptul cuvantului. Sensul cuvantului conformare este legat de conduita unei companii si de respectarea acesteia cu regulile organismelor de reglementare.

Ce este conformitatea in afaceri, atunci? Acest concept inseamna respectarea legilor si reglementarilor si acopera toate politicile, regulile, controalele interne si externe la care o organizatie trebuie sa se conformeze.

Daca cautam o definitie mai formala a Corporate Compliance, vom gasi definitii precum „ setul de proceduri si bune practici adoptate de organizatii pentru a identifica si clasifica riscurile operationale si legale ”.

Cand sunt conforme, activitatile unei organizatii vor fi in deplina conformitate cu regulile si legile aplicate proceselor sale. Atat compania, cat si toate partile interesate, inclusiv furnizorii, trebuie sa se comporte in conformitate cu regulile organismelor de reglementare.

In plus, trebuie sa asigure respectarea fidela a diferitelor instrumente de reglementare interne. Doar astfel firma va respecta reglementarile de mediu, de munca, financiare, de securitate a muncii, operationale, contabile etc.

Istoricul si originea conformitatii

Dupa cum am mentionat anterior, conformitatea este o practica care decurge din impacturile economice cauzate de diversi factori. Unii dintre ei sunt:

• Absenta ghidurilor normative
• Nealinierea cu legile aplicabile
• Lipsa instrumentelor de prevenire adecvate
• Esecuri in managementul procesului

Cu alte cuvinte, vorbim de operatiuni fara un sistem informational structurat.

Traim intr-o lume a afacerilor din ce in ce mai reglementata si complexa. In ultimii ani am vazut multe companii afectate de probleme de nerespectare a reglementarilor sau de incalcarea datelor cu caracter personal. In acest sens, fiecare companie trebuie sa aiba un program de conformitate eficient , indiferent de sfera sau amploarea sa. Reglementarile au devenit atat de complicate incat marile companii au fost nevoite adesea sa aiba departamente intregi care sa acopere acest domeniu.

Intreaga societate are reguli si parametri care sunt stabiliti pentru a defini comportamentele adecvate si cele care nu sunt. Programele de conformitate s-au nascut la inceputul secolului al XX-lea ca o modalitate de a proteja consumatorii prin instituirea de supraveghere guvernamentala centralizata a preocuparilor legate de siguranta publica.

De exemplu, institutiile de reglementare ale Food and Drug Administration din Statele Unite au inceput sa reglementeze industria in 1906 pentru a oferi protectie de baza pentru consumatori. Printre altele, cu etichetarea produselor.

Ani mai tarziu, pe masura ce tara a cunoscut o crestere a capitalului intre 1950 si 1960, au inceput sa apara culturile moderne de management si organizatie pe care le cunoastem astazi.

Functii si obiective de conformitate

A putea spune ca respectarea strategica este in sine o strategie de afaceri fundamentala. Inseamna ca exista transparenta si un grad tot mai mare de maturitate manageriala.

Conformitatea indica faptul ca managerii si echipele detin controlul asupra proceselor si procedurilor, implementate si executate cu respectarea efectiva a politicilor, comerciale, de munca, contractuale si comportamentale.

Nerespectarea implica un risc inutil care poate duce la pierderi financiare, patrimoniale si de piata, printre multe altele. Prin urmare, managementul riscului si conformitatea sunt strans legate.

Este necesar sa se reflecte si sa se schimbe stilurile de management, sa se ajusteze modul in care sunt gestionate informatiile companiei si modul in care oamenii se comporta de zi cu zi pentru a atinge un nivel de excelenta in conformitate, indiferent de sectorul de activitate si de dimensiunea companiei.

In ceea ce priveste functiile sale, gasim urmatoarele:

• Prevenirea savarsirii infractiunilor
• Proiectati si implementati protocoale si proceduri
• Stabilirea tonului etic in management
• Identificati si evaluati riscurile
• Cresterea gradului de constientizare in intreaga organizatie
• Stabiliti politici de angajare si promovare

Tipuri de conformitate

Pentru a ne face o idee, conformitatea este mult mai mult decat un simplu program de prevenire a criminalitatii. Este posibilitatea implementarii unui sistem de prevenire a criminalitatii pentru a obtine o scutire de raspundere penala a companiilor.

Exista anumite organizatii sau sectoare care au o activitate foarte reglementata datorita statutului lor, precum bancile, sau datorita caracteristicilor lor corporatiste deosebite. Conformitatea este alcatuita din setul de reguli legate de buna guvernanta corporativa, care ofera transparenta si bune practici.

In acest sens, conformitatea poate fi impartita in trei categorii:

• Optional: aplicarea acestuia nu este obligatorie si, prin urmare, neaplicarea ei nu va atrage consecinte penale. Cu toate acestea, il putem considera perceptiv. Este important sa puneti pe calea corecta anumite chestiuni legale.
• Cvasi-optional: este publicarea unei serii de ghiduri. Sunt, mai degraba, recomandari. Chiar si asa, angajamentul lor fata de conformitate este confirmat. In cazul nedemonstrarii, va fi necesara o justificare.
• Imperativ: sunt obligatorii. Atrage amenzi si penalitati mari. De exemplu, prin incalcarea Regulamentului general privind protectia datelor (RGPD).

Cum sa implementati sisteme de conformitate in compania dvs

Pe de alta parte, conformitatea se aplica in diferite domenii. In continuare, denumim cele mai cunoscute modele de conformitate pentru afaceri:

• De tip penal: se ocupa de prevenirea a tot felul de infractiuni.
• Corporate: respectarea codurilor legale de etica in companii.
• Mediu: respectati reglementarile de mediu.
• Sanatatea publica: lucreaza pentru a proteja sanatatea si bunastarea utilizatorilor.
• Anti- coruptie: lupta pentru eradicarea activitatilor de coruptie din administratie.
• Procurorii: sarcina lor este de a preveni infractiunile impotriva publicului facandu-le publice.
• Sectorul asigurarilor: previne posibila frauda impotriva companiilor de asigurari.
• Capital privat si guvernanta: controlul activitatilor in companii de natura financiara, bancara sau investitionala.
• Tehnic-digital: protectia utilizatorilor fata de noile tehnologii digitale.

Acum ca stim diferitele domenii de actiune, sa vedem cum sa implementam sisteme de conformitate in compania ta:

1. Lista riscurilor

Faceti o lista cu riscurile la care este expusa compania. Este o harta de risc in care sunt marcate zonele cu un tip de risc ridicat, mediu sau scazut. Se face in functie de gravitatea sanctiunilor. De acolo se va sti in ce domenii sa actioneze.

2. Prioritizeaza riscurile

Toate riscurile trebuie analizate unul cate unul. In aceasta faza sunt examinate domeniile care au cel mai mare impact asupra dezvoltarii afacerii. Se va intocmi un cod de etica la care sa se faca referire in caz de risc pentru tot personalul aferent companiei. De asemenea, poate fi oferit un tip de canal de interogare, o metoda utila pentru ca angajatii sa isi ridice intrebari sau preocupari cu privire la conformitate.

3. Sistemul de conformitate al angajatilor si al personalului aferent

Odata prioritizat, vom face cunoscut sistemul in intreaga companie. Odata evaluate riscurile, este momentul sa facem cunoscut canalul de consultare agentilor cu care acestia interactioneaza in piata.

Este foarte important ca toti agentii cu care lucrati in piata sa cunoasca codul de conduita.

Iata cateva sfaturi pentru a alinia managementul cu conceptul de conformitate:

• Folositi sisteme informatice care sprijina monitorizarea activitatilor companiei si care sunt adaptate proceselor de conformitate.
• Sa aiba un management al contractelor de servicii si materiale care este aliniat cu nivelurile de conformitate stabilite de companie.
• Consolidati rutinele de inspectie si control ale activitatilor, inclusiv cele care de obicei nu au certificari.
• Concentrati-va pe conformitatea cu procesele la nivel municipal, de stat si federal.
• Sa aiba un sistem de standardizare mereu activ si actualizat in companie.
• Au procesele de audit intern concentrate pe cerintele pentru a atinge conformitatea.
• Au sisteme de control cu ​​grade adecvate de adancime.
• Sa aiba o comunicare structurata despre instrumentele de reglementare ale companiei.

Conformitatea si protectia datelor

Unele standarde de conformitate cu reglementarile sau conformitatea cu reglementarile sunt concepute special pentru a asigura protectia datelor.

Procesele slabe de conformitate cu incalcarea datelor ar putea dauna retinerii clientilor si pot avea un impact negativ asupra profitului unei companii. Este un fenomen care continua sa creasca. Consumatorii au incredere in companiile care respecta indeaproape reglementarile de conformitate menite sa protejeze datele personale.

Mandatele de conformitate cu reglementarile specifice confidentialitatii datelor, cum ar fi Regulamentul general privind protectia datelor (GDPR) si Legea privind confidentialitatea consumatorilor din California (CCPA), au devenit mai frecvente pe masura ce gestionarea datelor cu caracter personal ale consumatorilor de catre o parte a companiilor a fost controlata.

Chief Compliance Officer (CCO): Cine este el si ce functii indeplineste?

Chief Compliance Officers sunt responsabili de proiectarea, implementarea si monitorizarea proceselor pe care o companie trebuie sa le urmeze pentru a respecta toate legile si reglementarile care i se aplica.

Cu toate acestea, in mediul de afaceri de astazi, acesti profesionisti trebuie sa fie pregatiti sa indeplineasca patru roluri diferite in organizatie. Pentru a face acest lucru, trebuie sa aveti urmatoarele abilitati:

• Sa fie capabil sa evalueze activitatile curente ale programului de conformitate si sa masoare eficacitatea si impactul acestuia.
• Absorbati datele si analiza pentru a evalua rentabilitatea investitiei unui program.
• Identificati oportunitatile de imbunatatire a programului si de atenuarea riscurilor acestuia.
• Supravegheaza activitatile tertilor, tinand cont de realitatea companiei.

De ce ar trebui companiile sa investeasca in conformitate?

Prin aceste actiuni, compania reduce costurile si cheltuielile, isi mareste veniturile din exploatare si evita pierderile. In plus, odata cu respectarea legilor, transparenta proceselor devine o realitate mai consolidata, ceea ce ofera o mai mare incredere in piata.

Echipele implicate sunt mai pregatite si performanta lor creste, ceea ce se reflecta direct in productivitate.

Reputatia si imaginea buna sunt o reflectare a nivelului de conformitate pe care o companie intentioneaza sa-l aiba. Prin urmare, utilizarea acestui concept pentru a ghida bunele practici ale organizatiei reduce semnificativ toate riscurile companiei, creand un mediu mai sanatos si mai de incredere.