“Nu am timp”. Cu totii am auzit aceasta expresie recurenta. Cu toate acestea, nu ar trebui sa vorbim despre lipsa de timp, ci despre planificarea acestuia. Cu totii avem aceleasi 7 zile pe saptamana cu cate 24 de ore fiecare si administrarea corecta a acestora depinde numai de noi. In continuare, va invatam cum sa imbunatatiti gestionarea timpului la locul de munca.
Managementul timpului este esential intr-o societate in care traim supraincarcati cu sarcini si distrageri, cunoscute informal sub denumirea de „hoti de timp”. La nivel personal, gestionarea adecvata a timpului este esentiala pentru a mentine o calitate adecvata a vietii: gestionarea necorespunzatoare a timpului poate provoca stres, anxietate si haos.
Recomandari pentru imbunatatirea managementului timpului la locul de munca
1. Folositi o agenda
Utilizarea agendelor este esentiala, fie ca este in format digital sau fizic, important este sa ai una care sa-ti organizezi sarcinile si sa planifici termenele de livrare sau executie. Trebuie sa-l avem intotdeauna la dispozitie pentru a ne nota angajamentele si sa-l putem revizui in mod regulat pentru a le aminti. Nu este intotdeauna bine sa abuzezi de memorie.
2. Impartiti-va timpul in blocuri
O alta recomandare care poate genera o schimbare in managementul timpului este impartirea zilei de lucru in blocuri, aceasta poate fi fie pe tema, fie dupa dificultate, fie dupa prioritate. Daca, de exemplu, avem sarcini complexe, idealul este sa le impartim in sarcini mai mici. De exemplu, metodologia Scrum permite abordarea proiectelor complexe prin impartirea proiectului in sarcini mici si optimizarea resurselor de timp, financiare si de organizare a echipei.
3. Stabileste obiective zilnice
Pe de alta parte, este foarte recomandat sa recurgeti la strategia de stabilire a obiectivelor zilnice. Pe langa impartirea timpului in blocuri, recurgerea la aceasta strategie este o optiune buna pentru a putea indeplini corect sarcinile scurte. Trebuie sa ne stabilim obiective ambitioase, dar si realiste si realizabile pentru a ne putea motiva si stimula.
4. Prioritizeaza-ti sarcinile
Amintiti-va ca nu toate sarcinile au aceeasi importanta, asa ca incepeti cu cele care sunt prioritare, ceea ce nu este important poate astepta. In plus, trebuie sa stim care sunt cele mai bune ore de performanta ale noastre , in care suntem cel mai concentrati. Vom incerca sa indeplinim sarcinile prioritare in aceste vremuri pentru a le indeplini cat mai eficient. Intotdeauna vom indeplini sarcini neprioritare in intervalele noastre orare cu cea mai mica performanta, care, desi depind de fiecare persoana, sunt de obicei dupa pranz sau la sfarsitul zilei de lucru.
5. Fii realist cu termenele limita
Nu este bine sa planificam peste posibilitatile noastre. Deci structurati bine munca si lasati intotdeauna o marja pentru acele evenimente neprevazute care pot aparea.
6. Pregatiti mediul de lucru
Mediul in care lucram influenteaza mai mult decat credem. Prin urmare, lucrul intr-un loc cu birou, scaun, iluminat si ventilatie, printre alti factori, este foarte recomandat. Chiar si asa, ar trebui sa incerci sa-l adaptezi pe placul tau cat mai mult posibil si atata timp cat este un mediu ordonat si organizat.
7. Evitati sarcinile simultane
S-a demonstrat ca performanta este mult mai mare atunci cand ne concentram pe o singura sarcina decat atunci cand incepem sa facem mai multe in acelasi timp. Concentrandu-ne doar pe unul, castigam in concentrare si utilizarea resurselor este mult mai optima. Asa ca nu va grabiti si totul la timpul sau.
8. Delegati catre terti
In acele ocazii in care te simti coplesit de circumstante, de exemplu, cand ai mult mai multe sarcini decat te asteptai, este important sa nu intri intr-un ciclu de stres si sa delegi unele dintre sarcinile tale unor terti, astfel incat sa poata fi toate. efectuat corect.cu succes. Trebuie sa invatam sa delegam responsabilitati.
9. Revizuieste ziua
La sfarsitul perioadei pe care o aveam rezervata pentru executarea sarcinilor, trebuie sa efectuam un exercitiu de control: sa vedem ce sarcini pe care am promis ca le-am indeplinit, pe care nu le-am intreprins si de ce nu le-am facut asa de.
10. Organizeaza-ti orele de odihna
Odihna este elementara in gestionarea timpului. Pentru a profita la maximum de timpul nostru, nu este necesar sa muncim toata ziua de lucru, dar in momentul in care o facem, ne obtinem toata productivitatea. Pauzele ne permit sa recuperam energie, sa ne deconectam de la sarcinile neplacute si sa ne umplem de optimism.
11. Identificati hotii de timp
Fie ca faci telecommuting sau chiar la birou, este important sa identifici hotii de timp, adica acei factori care te impiedica sa-ti duci la indeplinire sarcinile eficient. De indata ce stii ce sunt si cum functioneaza, va trebui sa cauti solutii specifice sau globale pentru a le eradica din rutinele tale.
PRINCIPALII HOTI DE TIMP
Hotii de timp sunt acei factori care consuma timpul fara discernamant. Daca le identificam, putem pregati o strategie pentru a le minimiza pe cat posibil.
Intreruperi
Intreruperile sunt cei mai mari dusmani ai organizarii si managementului timpului. De fiecare data cand exista o intrerupere, este nevoie de cateva minute pentru a ne recupera pe deplin concentrarea. Concentrarea scazuta implica o productivitate scazuta si o probabilitate crescuta de a gresi.
Telefon
Telefonul este unul dintre cei mai mari hoti de timp. Intreruperea unei sarcini prioritare pentru a raspunde la telefon ne va face sa ne pierdem concentrarea si timpul. Cu totii avem nevoie urgenta de a ridica telefonul de indata ce il auzim, dar nu faceti greseli, un apel telefonic in sine nu este o prioritate, desi mesajul poate fi. Daca primiti un apel si efectuati o sarcina prioritara, nu va faceti griji, apelantul va va lasa un mesaj in mesageria vocala pe care il puteti accesa odata ce sarcina este terminata. Daca nu aveti de ales decat sa preluati apelul, pastrati-l scurt si la obiect.
Vizite
Vizitele nedorite sunt total inacceptabile. Cu exceptia cazului in care motivul vizitei este urgent sau daca vizitatorul este cineva caruia trebuie sa-i acordam prioritate, nu trebuie sa acceptam vizite neplanificate.
E-mailul este unul dintre relele erei digitale. De cate ori pe zi, pe ora, putem verifica e-mailul? Cu siguranta prea multi. Gestionarea e-mailului este o sarcina care poate dura mult mai mult decat este recomandat. Prin urmare, ar trebui sa setati un interval de timp fix pentru a revizui e-mailurile si a le raspunde, a pune filtre, a eticheta corect, a fragmenta casuta de e-mail sunt cateva optiuni de baza pe care ar trebui sa le avem cu totii.
Intalniri
In ceea ce priveste intalnirile , daca vrem sa ne gestionam corect timpul, ar trebui sa participam doar la cele care au un obiectiv definit. Intalnirile nu trebuie sa fie neaparat neproductive, ba mai mult, o intalnire cu obiective bine definite va ajuta la planificarea sarcinilor, economisindu-ne mult timp.
Amana sarcinile
Amanarea sarcinilor neplacute sau complexe este contraproductiva cand vine vorba de managementul timpului: se pierde prea mult timp cautand scuze pentru a amana sarcina. Infrunta-le cat mai curand posibil si in momentele tale cele mai productive pentru a scapa de ele in cel mai scurt timp posibil. Nu incepe niciodata sarcini fara sa le fi planificat. Planificarea trebuie sa preceda intotdeauna actiunea altfel vom pierde mult timp blocati si nestiind in ce directie sa luam.
Multitask
Multitasking-ul este altul dintre marii hoti de timp. De cate ori terminam un raport, dar inainte de a termina ne amintim ca trebuie sa raspundem la un e-mail? Daca faceti o sarcina, cel mai bine este sa scrieti noua sarcina pentru a o face mai tarziu si continuati pana cand o finalizati.
